Le Centre de congrès CORPUS a été autorisé à ouvrir ses portes pour l'événement à usage unique le mardi 14 septembre de l'année dernière. Toutefois, le nombre de participants était limité en raison de la distance obligatoire d'un mètre et demi. Ainsi, seuls 75 visiteurs et 50 participants représentant des exposants et des sponsors ont été autorisés à entrer, au lieu des 250 participants prévus à l'origine. Dans l'ensemble, l'événement a été à la fois passionnant et stimulant, mais il a été couronné de succès.
Tout s'est déroulé comme prévu. Mais, rétrospectivement, le fait que nous ayons réussi à le faire est peut-être le point le plus important", déclare Wout Schouten, qui a participé à l'organisation de l'événement pour le compte de l'organisateur Persmanager BV. De toute façon, c'était assez spécial pour tout le monde, un premier moment après des années pour beaucoup de gens de se retrouver ensemble.
Un ajustement parfait
Le Single-Use Event est l'événement de réseautage par excellence dans le monde des bioprocédés, de la biotechnologie et de la production (bio)pharmaceutique. Le programme propose un mélange de réunions, de conférences et de présentations de salons. Après avoir repris l'ancien organisateur Beta Publishers, Press Manager BV a tiré la charrette. Dès le mois d'octobre 2019, les premiers contacts ont été pris avec le Centre de congrès CORPUS pour accueillir l'événement international.
Il y avait une adéquation parfaite pour la journée, tant en termes de capacité et de taille du sol et du hall d'exposition qu'en ce qui concerne le public cible", explique M. Schouten pour justifier le choix effectué précédemment. L'emplacement, en bordure du Leiden Bio Science Park, est important pour nos invités qui, après tout, viennent d'entreprises de biotechnologie et de sociétés pharmaceutiques. La proximité d'un hôtel, littéralement à côté, la liaison parfaite avec l'aéroport de Schiphol et un vaste espace de stationnement ont également pesé lourd dans la balance.
Espaces flexibles
Le concept d'événement à usage unique - une journée programmée entre 10h00 et 18h00 - impose des exigences en matière d'hébergement. Il doit pouvoir accueillir des stands ainsi que des sessions plénières et parallèles. La restauration doit être disponible à tout moment. En outre, les mesures corona en vigueur ont à nouveau nécessité une adaptation supplémentaire ce 14 septembre. Pour l'ouverture et la clôture par les orateurs principaux, nous avons utilisé la salle plénière, qui a été transformée en deux salles séparées pour les sessions parallèles", explique Schouten.
Kim Opdam a été impliqué en tant que coordinateur de projet pour le compte de CORPUS : "Comme nous devions tenir compte de distances d'un mètre et demi et qu'il y avait des sous-sessions, nous avons dû convertir les salles entre les deux. Heureusement, nous disposons d'espaces flexibles en déplaçant les murs, ce qui a permis à l'événement de se dérouler dans ce laps de temps. Cela demande un peu plus d'organisation, mais c'est d'autant plus amusant".
Le changement s'est parfaitement déroulé", déclare Schouten. Le fournisseur de CORPUS house, par exemple, avait préparé à l'avance la technologie pour les deux halls". Selon lui, la restauration était également bien organisée : "Les exposants ont reçu des paniers-repas. Dans une salle séparée, les exposants avaient la possibilité d'organiser des réunions personnelles pendant les pauses".
Option
Dans les deux sens, l'organisateur et le site sont extrêmement élogieux. Schouten : "La coopération a été, en un mot, excellente. Nous ne sommes pas à l'origine une agence événementielle et nous avons probablement eu besoin d'un peu plus d'attention que d'autres organisateurs.
Quoi qu'il en soit, l'événement à usage unique a été organisé pour la première fois par CORPUS". Nous sommes très satisfaits", répond Kim Opdam, coordinatrice du projet au nom de CORPUS, qui ajoute : "La collaboration avec Wout a été rapide et facile, ce qui a permis d'organiser un excellent événement". Quelle est la satisfaction des participants, et donc de l'organisateur Wout Schouten ? Cette année encore", affirment-ils d'emblée. L'option est déjà réservée !
Écrit par Henny Beijer
