Par deux fois, Corona a contrarié les organisateurs de l'événement à usage unique. L'édition 2020 a été annulée et la première date alternative - le 18 mai 2021 - a également dû être abandonnée. Finalement, le Centre de congrès CORPUS a pu ouvrir ses portes pour cette visite d'affaires le mardi 14 septembre dernier. Mais avec un nombre limité de participants en raison de la distance obligatoire d'un mètre et demi. Ainsi, seuls 75 visiteurs et 50 participants au nom des exposants et des sponsors ont été autorisés à entrer, au lieu des 250 participants prévus à l'origine. Dans l'ensemble, l'événement a été à la fois passionnant et stimulant, mais il a été couronné de succès.
Tout s'est déroulé comme prévu. Mais, rétrospectivement, le fait que nous ayons réussi à le faire est peut-être le point le plus important", déclare Wout Schouten, qui a participé à l'organisation de l'événement pour le compte de l'organisateur Persmanager BV. De toute façon, c'était assez spécial pour tout le monde, un premier moment après des années pour beaucoup de gens de se retrouver ensemble.
Un ajustement parfait
Le Single-Use Event est l'événement de réseautage par excellence dans le monde des bioprocédés, de la biotechnologie et de la production (bio)pharmaceutique. Le programme propose un mélange de réunions, de conférences et de présentations de salons. Après avoir repris l'ancien organisateur Beta Publishers, Press Manager BV a tiré la charrette. En octobre 2019, les premiers contacts ont été pris avec le Centre de congrès CORPUS pour accueillir l'événement international. Il y avait une adéquation parfaite, tant en termes de capacité et de taille de l'espace d'exposition et du hall qu'en ce qui concerne le groupe cible", explique M. Schouten pour justifier son choix. L'emplacement, en bordure du Leiden Bio Science Park, est important pour nos invités qui, après tout, viennent d'entreprises de biotechnologie et de sociétés pharmaceutiques. La proximité d'un hôtel, littéralement à côté, la liaison parfaite avec l'aéroport de Schiphol et un vaste espace de stationnement ont également pesé lourd dans la balance.
Espaces flexibles
Le concept de l'événement à usage unique - une journée et programmé entre 10h00 et 18h00 - impose des exigences en matière d'hébergement. Il doit pouvoir accueillir des stands ainsi que des sessions plénières et parallèles. La restauration doit être disponible à tout moment. En outre, les mesures corona en vigueur ont à nouveau nécessité une adaptation supplémentaire ce 14 septembre. Pour l'ouverture et la clôture par les orateurs principaux, nous avons utilisé la salle plénière, qui a été convertie en deux salles séparées pour les sessions parallèles", explique Schouten. Kim Opdam a été impliqué en tant que coordinateur de projet pour le compte de CORPUS : "Comme nous devions tenir compte de distances d'un mètre et demi et qu'il y avait des sous-sessions, nous avons dû convertir les salles entre les deux. Heureusement, nous disposons d'espaces flexibles en déplaçant les murs, ce qui a permis à l'événement de se dérouler dans ce laps de temps. Cela demande un peu plus d'organisation, mais c'est d'autant plus amusant. Le changement s'est parfaitement déroulé", explique Schouten. Par exemple, la technologie avait été préparée à l'avance pour les deux salles par le fournisseur interne de CORPUS. Selon lui, la restauration était également bien organisée : "Il y avait des paniers-repas pour les exposants. Dans une salle séparée, les exposants avaient la possibilité d'organiser des réunions personnelles pendant les pauses.
Option
Dans les deux sens, l'organisateur et le site sont extrêmement élogieux. Schouten : "La coopération a été, en un mot, excellente. Nous ne sommes pas à l'origine une agence événementielle et nous avons probablement eu besoin d'un peu plus d'attention que d'autres organisateurs. Quoi qu'il en soit, l'événement à usage unique est venu à CORPUS pour la première fois". Nous sommes très satisfaits", répond Kim Opdam, coordinatrice du projet, au nom de CORPUS : "La collaboration avec Wout a été rapide et facile, ce qui a permis d'organiser un bel événement". Quelle est la satisfaction des participants - et donc de l'organisateur Wout Schouten ? Cette année encore", affirment-ils d'emblée. L'option est déjà réservée !
Par > Henny Beijer - events.co.uk
Photos : Jari Mulder
