Zweimal machte Corona den Organisatoren des Single-Use-Events einen Strich durch die Rechnung. Die Ausgabe 2020 wurde abgesagt und auch der erste Alternativtermin - der 18. Mai 2021 - musste gestrichen werden. Schließlich durfte das CORPUS Congress Centre am Dienstag, dem 14. September letzten Jahres, seine Pforten für diesen Geschäftsbesuch öffnen. Allerdings mit einer begrenzten Teilnehmerzahl aufgrund des vorgeschriebenen Abstands von eineinhalb Metern. So wurden nur 75 Besucher und 50 Teilnehmer im Namen von Ausstellern und Sponsoren eingelassen, statt der ursprünglich vorgesehenen 250 Teilnehmer. Alles in allem war es also sowohl spannend als auch herausfordernd, aber auf jeden Fall ein großer Erfolg.
Alles verlief nach Plan. Aber allein die Tatsache, dass wir es geschafft haben, es stattfinden zu lassen, ist rückblickend vielleicht der eigentliche Höhepunkt", meint Wout Schouten, der als Eventmanager im Auftrag des Veranstalters Persmanager BV beteiligt war. Es war für alle etwas ganz Besonderes, ein erster Moment nach langer Zeit, in dem viele Menschen wieder zusammen waren.
Perfekte Passform
Das Single-Use-Event ist die ultimative Networking-Veranstaltung in der Welt der Bioprozesstechnik, Biotechnologie und (bio)pharmazeutischen Produktion. Das Programm bietet eine Mischung aus Treffen, Vorträgen und Messepräsentationen. Nach der Übernahme des ehemaligen Veranstalters Beta Publishers hat die Press Manager BV den Karren aus dem Dreck gezogen. Bereits im Oktober 2019 wurden erste Kontakte mit dem CORPUS Congress Centre als Gastgeber der internationalen Veranstaltung geknüpft. 'Es passte perfekt, sowohl von der Kapazität und Größe der Ausstellungsfläche und des Saals als auch von der Zielgruppe her', erklärt Schouten die damalige Wahl. Der Standort am Rande des Leiden Bio Science Park ist für unsere Gäste, die ja aus Biotech- und Pharmaunternehmen kommen, von Bedeutung. Und auch die Nähe zu einem Hotel, das buchstäblich nebenan liegt, die perfekte Anbindung an den Flughafen Schiphol und ausreichend Parkplätze spielten eine große Rolle.
Flexible Räume
Das Konzept der Ein-Tages-Veranstaltung - eintägig und von 10:00 bis 18:00 Uhr geplant - stellt Anforderungen an die Unterkunft. Sie müssen sowohl Stände als auch Plenar- und Parallelveranstaltungen beherbergen. Ein angemessenes Catering muss jederzeit zur Verfügung stehen. Darüber hinaus erforderten die geltenden Korona-Maßnahmen auch am 14. September wieder zusätzliche Anpassungen. Für die Eröffnung und den Abschluss durch die Hauptredner nutzten wir den Plenarsaal, der dazwischen in zwei separate Räume für die Parallelsitzungen umgewandelt wurde", so Schouten. Kim Opdam war als Projektkoordinator im Namen von CORPUS beteiligt: "Da wir anderthalb Meter Abstand berücksichtigen mussten und es Untersitzungen gab, mussten wir die Räume zwischendurch umbauen. Glücklicherweise können wir die Räume durch das Verschieben von Wänden flexibel gestalten, so dass die Veranstaltung in dieser Zeit mit den entsprechenden Abständen stattfinden konnte. Es erfordert zwar etwas mehr Organisation, aber das macht umso mehr Spaß.' Die Umstellung verlief perfekt", meint Schouten. Zum Beispiel war die Technik für die beiden Räume bereits im Vorfeld über den Hauslieferanten von CORPUS vorbereitet worden. Auch die Verpflegung war seiner Meinung nach gut organisiert: "Es gab Lunchpakete für die Aussteller. In einem separaten Raum gab es in den Pausen die Möglichkeit zu persönlichen Gesprächen.
Option
Hin und her, Veranstalter und Veranstaltungsort sind äußerst lobend. Schouten: "Die Zusammenarbeit war in einem Wort: erstklassig. Wir sind eigentlich keine Event-Agentur und brauchten wahrscheinlich ein bisschen mehr Aufmerksamkeit als andere Veranstalter. Jedenfalls kam das Single-Use-Event zum ersten Mal zu CORPUS. Wir sind sehr zufrieden", antwortet Projektkoordinatorin Kim Opdam im Namen von CORPUS, "die Zusammenarbeit mit Wout war schnell und einfach, und das Ergebnis war eine schöne Veranstaltung". Wie zufrieden waren die Teilnehmer - und damit der Organisator Wout Schouten -? 'Auch dieses Jahr', klingen sie sofort zuversichtlich. Die Option ist bereits gebucht!
Von > Henny Beijer - events.co.uk
Fotos: Jari Mulder
