En dos ocasiones, Corona frustró a los organizadores del Evento de Uso Único. La edición de 2020 fue cancelada y la primera fecha alternativa -el 18 de mayo de 2021- también tuvo que ser desechada. Finalmente, el Palacio de Congresos CORPUS pudo abrir sus puertas para esta visita empresarial el martes 14 de septiembre del año pasado. Aunque con un número limitado de participantes debido a la distancia obligatoria de metro y medio. Así pues, sólo se permitió la entrada a 75 visitantes y 50 participantes en representación de expositores y patrocinadores, en lugar de los 250 participantes previstos inicialmente. En resumen, fue emocionante y difícil, pero sin duda un gran éxito.
Todo salió según lo previsto. Pero, en retrospectiva, el mero hecho de que lo consiguiéramos es quizá lo más destacado", reflexiona Wout Schouten, director del evento en nombre de la empresa organizadora, Persmanager BV. De todos modos, fue muy especial para todos, ya que fue el primer momento en el que mucha gente volvió a reunirse".
Ajuste perfecto
El Single-Use Event es el acontecimiento definitivo para establecer contactos en el mundo del bioprocesamiento, la biotecnología y la producción (bio)farmacéutica. El programa ofrece una mezcla de reuniones, conferencias y presentaciones feriales. Tras hacerse cargo del antiguo organizador Beta Publishers, Press Manager BV tiró del carro. Ya en octubre de 2019, se establecieron los primeros contactos con el Centro de Congresos CORPUS para acoger el evento internacional. 'Había un ajuste perfecto para el día, tanto en términos de capacidad y tamaño del piso de exposición y la sala, como con el grupo objetivo', explica Schouten la elección hecha anteriormente. 'La ubicación, al borde del Parque Biocientífico de Leiden, es significativa para nuestros invitados, que, al fin y al cabo, proceden de empresas biotecnológicas y farmacéuticas'. Y la proximidad de un hotel, literalmente al lado, la perfecta conexión con el aeropuerto de Schiphol y el amplio espacio de aparcamiento también tuvieron mucho peso.
Espacios flexibles
El concepto de Evento de Uso Único -de un solo día y programado entre las 10:00 y las 18:00 horas- impone exigencias al alojamiento. Debe albergar tanto stands como sesiones plenarias y paralelas. El catering debe estar disponible en todo momento. Además, las medidas corona en vigor volvieron a exigir una personalización extra este 14 de septiembre. Para la inauguración y la clausura a cargo de los ponentes principales, utilizamos la sala plenaria, que entretanto se convirtió en 2 salas separadas para las sesiones paralelas", explica Schouten. Kim Opdam participó como coordinador del proyecto en nombre de CORPUS: "Como teníamos que tener en cuenta distancias de metro y medio y había subsesiones, tuvimos que convertir las salas intermedias. Afortunadamente, disponemos de espacios flexibles moviendo las paredes y, por tanto, el acto pudo celebrarse en ese tiempo de espacio. Requiere un poco más de organización, pero eso es lo más divertido'. El cambio fue perfecto", reflexiona Schouten. Por ejemplo, la tecnología se había preparado con antelación para las dos salas a través del proveedor de la casa CORPUS". En su opinión, el catering también estuvo bien organizado: "Hubo almuerzos para los expositores. En una sala separada se organizaron reuniones personales durante las pausas".
Opción
De un lado a otro, el organizador y el lugar de celebración se deshacen en elogios. Schouten: "La cooperación fue, en una palabra, de primera. En principio no somos una agencia de eventos y probablemente necesitábamos un poco más de atención en comparación con otros organizadores. En cualquier caso, el evento de un solo uso llegó a CORPUS por primera vez". Estamos muy satisfechos", responde Kim Opdam, coordinadora del proyecto, en nombre de CORPUS. "Fue rápido y fácil colaborar con Wout, y el resultado fue un evento magnífico". ¿Cuál es el grado de satisfacción de los participantes y, por ende, del organizador, Wout Schouten? Este año también", dicen con seguridad. La opción ya está reservada".
Por > Henny Beijer - events.co.uk
Fotos: Jari Mulder
