Tot twee keer toe zat corona de organisatoren van het Single-Use Event dwars. De editie 2020 ging niet door en ook de eerste alternatieve datum – 18 mei 2021 – moest worden geschrapt. Uiteindelijk mocht CORPUS Congress Centre dinsdag 14 september vorig jaar de deuren openzetten voor dit zakelijk bezoek. Zij het met een beperkt aantal deelnemers vanwege de verplichte anderhalve meter afstand. Zo mochten slechts 75 bezoekers en 50 deelnemers namens standhouders en sponsoren naar binnen, in plaats van de 250 deelnemers zoals aanvankelijk de bedoeling was. Het was al met al dus spannend én uitdagend, maar absoluut een groot succes.
‘Alles liep volgens plan. Maar gewoon het feit dát we het toch hebben kunnen laten plaatsvinden, is misschien wel het echte hoogtepunt, achteraf’, blikt Wout Schouten, namens organisator Persmanager BV betrokken als eventmanager, terug. ‘Het was voor iedereen toch best wel bijzonder, zo’n eerste moment na tijden voor heel veel mensen om weer bij elkaar te zijn.’
Perfect fit
Het Single-Use Event is het ultieme netwerkevent in de wereld van bioprocessing, biotechnologie en (bio)farmaceutische productie. Het programma voorziet in een mix van ontmoeting, lezingen en beurspresentaties. Na de overname van voormalig organisator Beta Publishers trok Persmanager BV de kar. Al in oktober 2019 werden voor de hosting van het internationale event de eerste contacten met CORPUS Congress Centre gelegd. ‘Er was sprake van een perfecte fit voor de dag, zowel qua capaciteit en grootte van de beursvloer en de zaal, als met de doelgroep’, licht Schouten de eerder gemaakte keuze toe. ‘De ligging, aan de rand van Leiden Bio Science Park, is veelbetekenend voor onze gasten, die immers afkomstig zijn van biotech bedrijven en farmaceuten.’ En ook de nabijheid van een hotel, letterlijk naast de deur, de perfecte verbinding met Schiphol en de ruime parkeergelegenheid legden volop gewicht in de schaal.
Flexibele ruimtes
Het concept van het Single-Use Event – eendaags en geprogrammeerd tussen 10:00 en 18:00 uur – stelt eisen aan de accommodatie. Die moet ruimte bieden aan zowel stands als aan plenaire en parallelle sessies. Catering moet op alle momenten op gepaste wijze beschikbaar zijn. Daarbij vereisten de geldende corona-maatregelen deze 14e september weer extra maatwerk. ‘Voor de opening en sluiting door keynote sprekers gebruikten we de plenaire zaal, die tussendoor voor de parallelsessies werd omgebouwd tot 2 aparte ruimten’, vertelt Schouten. Kim Opdam was namens CORPUS als projectcoördinator betrokken: ‘Omdat we rekening moesten houden met anderhalve meter afstand en er subsessies waren, moesten wij daarvoor de zalen tussentijds ombouwen. Gelukkig hebben wij flexibele ruimtes door wanden te verplaatsen en heeft het event daarom ook in die tijd van onderlinge afstand plaats kunnen vinden. Het vergt iets meer organisatie, maar dat is des te leuker.’ ‘Het changement verliep perfect’, blikt Schouten terug. ‘Zo was de techniek via de huisleverancier van CORPUS al op voorhand klaargezet voor de twee zalen.’ En ook de catering was in zijn ogen prima geregeld: ‘Er waren lunchpakketten voor de standhouders. In een aparte ruimte was gelegenheid voor persoonlijke ontmoetingen tijdens breaks.’
Optie
Over en weer zijn organisator en locatie uitermate complimenteus. Schouten: ‘De samenwerking was in één woord top. Wij zijn van huis uit geen eventbureau en hadden waarschijnlijk in vergelijking met andere organisatoren best wel wat extra aandacht nodig. Sowieso kwam het Single-Use Event voor het eerst naar CORPUS.’ ‘Wij zijn heel positief’, reageert projectcoördinator Kim Opdam namens CORPUS. ‘Het was snel en makkelijk schakelen met Wout en dat heeft geresulteerd in een mooi event.’ Hoe tevreden de deelnemers – en daarmee organisator Wout Schouten – waren? ‘Dit jaar weer’, klinkt het direct vol overtuiging. ‘De optie is al vastgelegd!’
Door > Henny Beijer – events.nl
Foto’s: Jari Mulder
